Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

Responsable: Fundación Agro Caucanos – FAGROC.

Correo de atención: info@fundacionagrocaucanos.org

Teléfono: 315 692 3501

Domicilio institucional publicado: Padilla, Cauca, Colombia.

2. Objeto

Establecer las reglas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de datos personales tratados por FAGROC, procurando proteger los derechos de los titulares y garantizar un tratamiento transparente, seguro y limitado a finalidades legítimas.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales que FAGROC trate en sus bases de datos físicas o digitales, incluidos los obtenidos mediante el sitio web, formularios de contacto, afiliación y registro, PQRS, comunicaciones institucionales, actividades, programas, proyectos, voluntariado, alianzas y demás relaciones con titulares de información.

4. Marco normativo

La política se desarrolla principalmente bajo la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, incluido el Decreto 1074 de 2015, en lo que resulte aplicable. La política se mantendrá sujeta a las modificaciones normativas y a las instrucciones de la autoridad competente.

5. Principios

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.

6. Datos que pueden ser tratados

Según la relación con FAGROC, podrán tratarse datos de identificación y contacto, información de afiliación, información necesaria para la gestión administrativa, datos relacionados con la participación en programas y proyectos, información aportada en PQRS y otros datos estrictamente necesarios para la finalidad informada.

FAGROC evitará recolectar datos innecesarios. Los datos sensibles y los datos de niños, niñas y adolescentes recibirán la protección especial establecida por la legislación colombiana.

7. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes, consultas, PQRS y comunicaciones.
• Gestionar procesos de afiliación, registro y actualización de información.
• Desarrollar y administrar programas, proyectos, actividades y servicios institucionales.
• Gestionar relaciones con asociados, beneficiarios, voluntarios, proveedores, aliados y demás vinculados.
• Enviar comunicaciones institucionales relacionadas con las actividades de FAGROC, cuando exista autorización o fundamento jurídico para ello.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables y de control.
• Prevenir fraude, proteger los recursos y mantener la seguridad de los sistemas y servicios.

8. Autorización y casos en que no se requiere

Cuando sea exigible, FAGROC solicitará autorización previa, expresa e informada por medios que permitan su posterior consulta y conservará la evidencia correspondiente. La autorización no será exigida en los casos exceptuados por la ley, por ejemplo cuando exista un mandato legal o judicial aplicable o se trate de información de naturaleza pública en los términos legales.

9. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante FAGROC.
• Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular o su causahabiente podrá presentar consultas o reclamos al correo info@fundacionagrocaucanos.org. La solicitud deberá permitir identificar al titular, describir claramente la petición y aportar los documentos que resulten necesarios.

Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos previstos por la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten o modifiquen. FAGROC podrá solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar la identidad del solicitante o precisar el alcance de la petición.

11. Seguridad de la información

FAGROC adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizados, de acuerdo con la naturaleza de la información y los riesgos identificados.

12. Encargados y terceros

Cuando sea necesario para la operación institucional, FAGROC podrá utilizar proveedores o terceros que actúen como encargados del tratamiento. En esos casos se procurará que el tratamiento se encuentre limitado a las instrucciones, finalidades y condiciones legales aplicables y que se mantengan deberes de seguridad y confidencialidad.

13. Conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, administrativas o probatorias aplicables. Cuando ya no sean necesarios y no exista una obligación de conservación, se aplicarán las medidas correspondientes para su supresión, anonimización o disposición segura.

14. Datos de niños, niñas y adolescentes

FAGROC observará las reglas especiales aplicables al tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. Cuando legalmente sea posible realizar el tratamiento, se priorizará el interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales y se gestionará la autorización o intervención de sus representantes cuando corresponda.

15. Actualizaciones de la política

FAGROC podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, institucionales, tecnológicos o en las finalidades del tratamiento. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por medios razonables y se indicará la fecha de entrada en vigencia de la nueva versión.